Особенности архивного хранения конфиденциальных документов
В каждой компании есть архив. И каждый руководитель самостоятельно решает для себя, каким образом хранить его. Кто-то останавливается на специально выделенном и оборудованном помещении в офисе, другие предпочитают отправить бумаги на внеофисное хранение.
В этой статье речь пойдет о том как организовано внеофисное хранение и какие особенности архивного хранения конфиденциальных документов делают эти места непревзойденными.
Профессиональное хранилище — что это?
Если вы решите отправить бумаги на внеофисное хранение, их поместят в так называемое профессиональное хранилище. Это специально созданное (зачастую специально построенное) место, в котором предусмотрены:
- система пожарной сигнализации;
- система автоматического пожаротушения, которая подходит для бумаг;
- система охранной сигнализации;
- система климат-контроля, которая поддерживает заданные параметры температуры, влажности и освещенности, благодаря этому продлевается срок службы документов;
- специальное оборудование для хранения — стеллажи, папки, короба и т.д.
Таким образом содержимое архива надежно защищено от пожаров, злоумышленников, света, пыли, жары и сильного холода, повышенной влажности и других факторов, способствующих износу и старению документов. Обеспечить такой уровень хранения в обычном офисе практически невозможно — только если специально переоборудовать кабинеты, оснащая их всеми перечисленными выше системами.
Важные особенности внеофисного хранения
Помимо того, что все бумаги, переданные в профессиональное архивохранилище надежно защищено от различных проблем физически, они также находятся в полной интеллектуальной безопасности.
Что это означает? Все сведения о содержимом дел кодируются, поэтому по коробу невозможно определить, что именно хранится в нем, а значит, найти нужные данные можно только с помощью шифра.
Доступ к документам получают только люди из заранее составленного списка. Никто другой не может владеть сведениями.
Следующий важный момент — удобство работы с хранилищем. Бывает так, что бумаги, которые лежат на стеллажах, нужны в работе. В этом случае клиенту могут выслать копию, передать оригинал с курьером, доставить нужную папку в офис или же пустить сотрудников компании-заказчика поработать с бумагами в специально оборудованную комнату. Естественно, любые перемещения документов фиксируются.
Еще одно существенное преимущество — возможность пополнения хранилища. В процессе работы любой компании постоянно появляются новые документы. При необходимости они могут пополнить уже созданный архив.
